Resulta innegable, que la inmensa mayoría de los actos de nuestra sociedad se efectúan por escrito mediante solicitudes y formularios. De ahí que la comunicación escrita juegue un papel fundamental en toda actividad.
Para que esta comunicación se lleve a efecto, su estilo debe estar caracterizado por la claridad, sencillez, precisión y corrección en el uso de la lengua.
Es por este motivo, que se necesita aplicar una serie de estrategias comunicativas diferentes a las que utilizamos oralmente, para conseguir transmitir el mensaje con total éxito. Debemos tener en cuenta que además, no podemos recurrir a la ayuda del lenguaje corporal ni gestual durante la información escrita, con lo cual, volvemos a repetir, el contenido de cualquier documento debe ser de una claridad extrema, para lo cual es preciso que reúna una serie de condiciones. Veamos a continuación algunas de ellas.
Cómo redactar un oficio para solicitar algo
Antes de nada conviene definir qué es lo que se entiende por oficio.
Un oficio es básicamente un comunicado oficial que en principio emitía solo el gobierno pero que actualmente pueden ser expedidos por una institución pública o privada.
Entre sus características principales cabe resaltar las siguientes:
- Para comenzar, el contenido no debe pecar de insuficiente o excesivo, con el fin de que el lector logre interpretar correctamente el significado del texto, es decir, hay que adaptarlo al destinatario.
- Por otra parte, el orden es primordial, un orden lógico y visual.
- Igualmente, hay que ajustarse al tipo de texto o formulario específico para cada caso.
- Y por supuesto, es imprescindible respetar las normas ortográficas y gramaticales de la lengua en que estemos redactando el documento y expresar correctamente el mensaje lingüístico de forma coherente e inteligible.
Y dicho esto, pasemos a observar cuáles son las principales partes de cualquier oficio.
Elementos de cualquier oficio
Sin duda alguna, todo trámite genera una multitud de actos que deben ser registrados, conservados y comunicados y aunque es cierto que las nuevas tecnologías son un excelente soporte para ello, no es menos cierto que la escritura prevalece como el principal código de comunicación, sea cual sea el medio por el que se transmita y se utilice. Es en definitiva, la voz que alzan los ciudadanos ante cualquier entidad, bien sea privada o pública.
Por esta misma razón, se debe atender muy bien su lenguaje y tener en cuenta qué elementos son indispensables, por ejemplo:
- Lugar y fecha
- Emisor
- Destinatario
- Introducción
- Contenido informativo
- Despedida
- Firma
Paralelamente, es preciso vigilar el tono del documento (formal, correcto, neutro, estándar, coloquial…) y observar si es obligatorio que aporte algún tipo de sello oficial, siglas o lema.
Asimismo, el oficio debe estar formado por una o más páginas, que se pueden escribir a renglón cerrado o a renglón y medio, siendo preferiblemente el tamaño del papel a emplear en Din-A4.
Tipos de oficios:
- Oficios por destino y procedencia institucional:
- Oficio Exterior. Pertenece a oficios que las instituciones expiden para el público en general o para instituciones privadas no gubernamentales.
- Oficio Interior. Cuando el oficio se gira de manera interna dentro de las oficinas gubernamentales o dentro de las empresas.
- Oficios que van dirigidos a una o varias personas:
- Oficio directo simple. Dirigido a una sola persona o institución. Se utiliza para efectuar un comunicado, teniendo validez oficial si lo expide una institución o validez empresarial si es expedido por una empresa. También pueden ser gestionados por escuelas privadas, bancos o instituciones crediticias.
- Oficios múltiples. Aunque su estructura es similiar a la que ofrece el oficio simple, su redacción es más universal ya que va orientado a varias personas.
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