Internet ya ha logrado que los procesos de las empresas se estén digitalizando y acelerando. Cada vez debemos optimizar mejor el tiempo para llegar a cumplir satisfactoriamente las expectativas de nuestros clientes y sacar todo el provecho posible a cada proceso.

En este contexto, han se han empezado a crear empresas con el objetivo de ayudarte a obtener el máximo rendimiento de tu negocio. En SecretaryCall son expertos en ofrecer servicios y productos para empresas. Entre otros servicios, Doiser te pone en contacto con empresas con amplia experiencia que ofrecen el servicio de secretaria virtual.

En este artículo te vamos a explicar qué tareas desempeña una secretaria virtual y cómo puede aportar valor a tu negocio.

Qué es una secretaria virtual

Igual que las secretarías convencionales, una secretaria virtual es una persona que se encarga de las tareas más habituales de un negocio, como tramitar documentos o garantizar el buen funcionamiento de la oficina. Estas tareas pueden llegar a ser muy variadas, por lo que uno de los rasgos más destacados de una secretaria acostumbra a ser la polivalencia en distintos ámbitos.

La principal razón por la que se contrata una secretaria es para descargar trabajo corporativo, administrativo e incluso jurídico al resto de empleados con el objetivo de que ganen tiempo para dedicarlo a otras tareas más especializadas.

Gestionar varias agendas, manejar distintos tipos de documentos o elaborar presentaciones son algunos ejemplos de labores que, aunque no precisan preparación técnica especializada, sí requieren tiempo y dedicación.

Entre estas tareas se incluye también la atención al público, pilar fundamental del éxito de un negocio. Por ese motivo, es esencial realizar una correcta selección de la persona que se encargará de ser el vínculo entre tu empresa y tus clientes actuales y potenciales.

¿Cuál es la característica distintiva de una secretaria virtual?

Que trabaja a distancia de la empresa y mantiene la relación con los clientes a través de Internet. Una de las ventajas que ello supone es que los gastos de oficina se reducen, dado que una secretaria virtual no se encuentra físicamente en la empresa. Además, permite la posibilidad de contratación por horas, según las necesidades de cada momento.

Qué hace una secretaria virtual

Como ya hemos comentado, una secretaria virtual se encarga de liberar de trabajo al resto de tus empleados para que ellos tengan más tiempo de aportar un valor añadido a tu negocio. Entre las tareas más habituales que puede realizar, se encuentran las siguientes:

  • Atención personalizada según el protocolo de tu empresa.
  • Gestión de agendas online.
  • Trámites con la administración.
  • Domiciliación de sociedades.
  • Alquiler de salas y despachos.
  • Filtrado de llamadas indeseadas.
  • Desvío de llamadas a un teléfono directo.
  • Información de productos, servicios y tarifas.
  • Avisos de averías e incidentes.
  • Gestión y seguimiento de recados.

Además, una secretaria virtual ayuda a tu negocio anticipándose a posibles problemas de coordinación y garantizando una organización eficiente que aporte resultados positivos a la empresa.

Ahora que ya conoces todo lo que pueden hacer para ayudar a tu negocio, si necesitas una secretaria virtual éstos son los servicios que recomendamos

Empresas que contratan una secretaria virtual

Contratar una secretaria virtual es una gran ventaja para todo tipo de pymes y autónomos. Especialmente, resulta una opción muy interesante para los autónomos, que están empezando su negocio y todavía no tienen claras las tareas que necesitarán delegar o el tiempo durante el que requerirán la ayuda externa de una secretaria virtual.

Otro tipo de empresas que se pueden beneficiar particularmente son las tiendas online (E-Commerce); especialmente las tiendas dropshipping, que se relacionan con sus clientes principalmente a través de Internet. También en ese caso cobra sentido la contratación de una secretaria virtual, ya que no se requerirá una figura presencial que se encargue de recibir a los visitantes y clientes en la oficina.

En este sentido, otro beneficio de contar con una secretaria virtual en tu equipo será la posibilidad de ampliar tu negocio manteniendo la organización interna intacta.