Las empresas buscan permanentemente reducir costos en pos de maximizar sus ganancias. En muchos casos toman medidas drásticas como la reducción de personal. Sin embargo, algunas de ellas no contemplan la posibilidad de minimizar otros gastos que pasan desapercibidos como el renting de fotocopiadoras.

Una de las erogaciones significativas que a menudo pasan por alto es el dinero destinado a copias e impresiones. Según una investigación llevada a cabo por la International Data Coorporation (IDC), el costo de impresión que tienen que afrontar las empresas españolas oscila entre el 1% y el 3% del volumen anual total de sus negocios.

Este porcentaje puede reducirse reemplazando la compra de equipos por el servicio de renting de fotocopiadora. Solicitar fotocopiadoras en Renting es una forma sencilla de bajar los costos de impresión y aumentar la rentabilidad, sin que las empresas experimenten ningún tipo de perjuicio.

¿Qué es el renting de fotocopiadoras?

El renting de fotocopiadoras es un contrato que incluye el alquiler de los equipos por un tiempo determinado, el servicio técnico, el coste de mantenimiento y los insumos de impresión. Tiene como contraprestación el pago de un abono mensual muy asequible para todas las empresas.

El contrato de renting comúnmente se extiende por el período de vida útil del dispositivo. Este plazo generalmente oscila entre 48 y 60 meses. Puede renovarse si la empresa desea mantener el equipo luego de ese tiempo.

¿Cómo se puede contratar un servicio de renting de fotocopiadoras?

Actualmente, contratar un servicio de renting de fotocopiadoras multifunción es muy sencillo. Debido a que el renting suele cubrir un número determinado de copias, el primer paso consiste en calcular el volumen de páginas que se van a imprimir cada mes. Para estimarlo se sugiere tomar el número máximo de los últimos tres meses.

También es importante decidir el tipo de copias que se van a hacer, ya que existe el renting de fotocopiadoras en color y blanco y negro. Además, hay máquinas que hacen fotocopias en solo un tamaño y otras que cuentan con varias medidas para elegir. Todos estos datos son fundamentales para seleccionar el equipo que se necesita y calcular el valor del servicio.

El segundo paso es buscar por internet una empresa de renting de fotocopiadoras confiable que se localice cerca de la sede de la compañía. Si la organización se ubica en la capital española, debe comunicarse con alguna empresa de Renting de fotocopiadoras en Madrid, suministrarle la información que ha recabado y solicitarle un presupuesto por escrito.

El tercer paso consiste en analizar el presupuesto recibido, aprobarlo en caso de estar de acuerdo con el mismo y firmar el contrato. Una vez hecho esto, la empresa de renting procederá a instalar el equipo elegido y este estará en condiciones de ser utilizado por todos los empleados de la organización contratante.

¿Cuáles son los beneficios del renting de fotocopiadoras?

El renting de fotocopiadoras ofrece muchos beneficios. Entre los más importantes podemos encontrar aquellos de índole económica, técnica, financiera, de desarrollo del personal y fiscal.

Beneficios económicos del renting

Les permite a las empresas acceder a los equipos sin tener que comprarlos. También les da la posibilidad de planificar mejor sus gastos, ya que las cuotas de renting son fijas.

Comprende el suministro de los bienes consumibles relacionados con los equipos. Por lo tanto, las empresas evitarán realizar compras minoristas de estos productos a precios elevados.

Beneficios técnicos del renting

Este contrato les garantiza el óptimo funcionamiento de las unidades. Ante cualquier desperfecto, pueden recibir asistencia telefónica y solicitar servicio técnico. Todas las tareas de mantenimiento y reparaciones de averías están cubiertas.

Beneficios financieros del renting

Las grandes inversiones en equipamiento pueden comprometer gravemente la liquidez de las empresas. En cambio, el renting no genera ningún tipo de inestabilidad financiera, ya que conlleva múltiples pagos de escaso monto.

Beneficios de desarrollo del personal del renting

El renting de fotocopiadoras permite la externalización de varios servicios. La contratación de seguros para los equipos, las tareas de mantenimiento y reparación, e incluso la compra de insumos ya no recaen en el personal de la empresa. Por lo tanto, los trabajadores pueden destinar su tiempo y esfuerzo a realizar actividades más productivas, que aporten valor al negocio.

Beneficios fiscales del renting

El monto abonado por las empresas en concepto de renting de fotocopiadoras es íntegramente deducible del Impuesto de Sociedades, ya que es considerado un gasto que deriva de forma directa de la actividad realizada. También pueden deducir el 100% del Impuesto al Valor Agregado (IVA). Por lo tanto, se traduce en un alivio fiscal importante.

Las personas naturales que efectúan actividades económicas, se encuentran inscritas como autónomas y contratan servicios de renting de máquinas de este tipo también tienen beneficios. Pueden deducir el 100% del valor del renting de la declaración del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y el 50% del IVA.

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Periodista
Jefe de redacción en ElPeriodico.digital